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Salones y eventos

Salones y Eventos es donde gestiona los espacios reservables dentro de su parroquia — el salón parroquial, las aulas, las salas de conferencias y otros espacios que los ministerios reservan para reuniones y eventos. Esto es diferente de Lugares, que representan los espacios de culto (la iglesia, la capilla, la capilla de adoración) donde se vinculan los horarios de Misa y confesión. Los Lugares describen dónde se celebra la Misa; los salones describen espacios que puede reservar.

El área de Salones y Eventos está dividida en tres pestañas: Salones, Grupos y Calendario de eventos. Juntas le permiten describir cada espacio reservable, listar los ministerios y grupos que los usan, y ver cada reserva, reunión y evento sacramental en un solo calendario.

La página de Salones y Eventos​

Navegue a Panel de administración → Salones y Eventos. La barra lateral abre tres pestañas:

  • Salones — cada espacio reservable, con capacidad, código de color y los tipos de actividades que admite.
  • Grupos — grupos de ministerios y organizaciones externas codificados por color con datos de contacto para la programación.
  • Calendario de eventos — un calendario de semana o mes completo de cada reserva, reunión, sacramento y Misa en su parroquia.

Cada pestaña recuerda sus propios filtros y configuración de vista.

Revisar eventos recurrentes pendientes de aprobación​

Abra Lugares → Solicitudes. Eventos recurrentes pendientes de aprobación muestra los eventos creados directamente en el Calendario de eventos que todavía necesitan aprobación, junto con quién los creó y cuándo. Las solicitudes de instalaciones enviadas aparecen en otra sección de la misma página.

Seleccione Revisar para aprobar para comprobar las fechas actuales contra el calendario. La revisión indica cuántas fechas se aprobarán, los eventos y horarios en conflicto y las fechas que permanecerán canceladas. Si no hay conflictos, seleccione Aprobar evento. Si los hay, revise las opciones; permitir superposiciones requiere el permiso correspondiente. Si el calendario cambia antes de la aprobación, actualice la lista y vuelva a revisar.

La etiqueta Esperando aprobación en el Programador de ministerios se refiere a esta aprobación del evento. Crear un requisito de personal no aprueba el evento.

Agregar un salón​

Un salón es un solo espacio reservable — un salón, un aula, una sala de reuniones — vinculado a un lugar principal.

  1. Abra la pestaña Salones y haga clic en Agregar salón.
  2. Ingrese un nombre de Salón (por ejemplo, "Salón Parroquial") y un Código corto opcional (por ejemplo, "SALÓN").
  3. Elija el Lugar principal. Cada salón debe pertenecer a un lugar, así que elija la iglesia, capilla o campus donde está ubicado el salón.
  4. Establezca una Capacidad opcional (cantidad máxima de personas) y un Color de visualización. El color se usa para identificar el salón en el calendario de eventos.
  5. Use los interruptores de Propiedades para marcar cómo se puede usar el salón:
    • Misa — se pueden celebrar Misas aquí.
    • Confesión — se pueden escuchar confesiones aquí.
    • Sacramentos y ritos — bodas, funerales, bautismos y quinceañeras se pueden celebrar aquí.
    • Público — muestra este salón en su página de horarios y reservas pública.
  6. Agregue cualquier Nota (sistema de sonido, detalles de accesibilidad, restricciones).
  7. Haga clic en Guardar salón.

El salón aparece en la tabla, codificado por color con sus etiquetas y distintivo de visibilidad.

tip

Use el campo Código para mantener cortos los nombres de los salones en el calendario. Un nombre largo como "Salón Parroquial San José" sigue apareciendo completo en las pantallas de detalle, pero el código "SALÓN" es lo que se muestra en las casillas compactas del calendario.

Editar un salón​

Haga clic en el icono de lápiz en cualquier fila para reabrir el formulario. Puede renombrar el salón, moverlo a un lugar diferente, cambiar la capacidad, alternar propiedades o actualizar las notas. Haga clic en Actualizar salón para guardar.

Si desactiva el interruptor de Misa en un salón que aún tiene Misas programadas, Sacramentum bloquea el cambio y lista cada horario de Misa recurrente y Misa única que debe moverse o cancelarse primero. Actualice esos horarios y luego regrese al salón y desactive la propiedad de Misa.

Eliminar un salón​

Haga clic en el icono de papelera para abrir la confirmación de eliminación. Sacramentum permite la eliminación solo cuando el salón nunca se ha usado. Si el salón está referenciado por alguno de estos — incluyendo registros pasados — el diálogo bloquea la eliminación y lista las referencias:

  • Horarios recurrentes de Misa o confesión
  • Eventos de Misa o confesión (pasados o futuros)
  • Reservas de instalaciones o series de reuniones recurrentes
  • Bodas, funerales, bautismos o quinceañeras

Las referencias pasadas también cuentan. Eliminar el salón borraría su nombre de los horarios históricos y los registros sacramentales, por lo que el sistema lo conserva. Si ya no usa un salón, archive la visualización de su lugar principal o simplemente déjelo en su lugar — no necesita eliminarlo para dejar de aparecer en nuevas reservas.

Agregar un grupo de reuniones​

Un grupo representa un ministerio, comité u organización externa que reserva espacio en su parroquia — por ejemplo, "Acólitos", "Caballeros de Colón" o "Boy Scouts Tropa 101".

  1. Abra la pestaña Grupos y haga clic en Agregar grupo.
  2. Ingrese un nombre de Grupo y elija un Color. El color se usa para los eventos del grupo en el calendario.
  3. Opcionalmente agregue un Nombre de contacto, Teléfono y Correo electrónico para que otros administradores sepan a quién contactar sobre preguntas de programación.
  4. Active Público si los eventos del grupo deben aparecer en el calendario público de la parroquia.
  5. Haga clic en Guardar grupo.

Los grupos aparecen en la tabla con sus datos de contacto y un distintivo de visibilidad.

Editar, archivar y restaurar grupos​

Haga clic en el icono de lápiz para editar el nombre, color, datos de contacto o visibilidad de un grupo. Para retirar un grupo, haga clic en el icono Archivar — esto oculta el grupo de los menús desplegables de nuevas reservas mientras conserva cada reserva pasada que lo referenció.

El archivado se bloquea cuando un grupo aún está vinculado a series activas, reservas próximas o cambios próximos. El mensaje de error lista los conteos exactos para que sepa qué reasignar o terminar primero.

Para traer de vuelta un grupo archivado, active Mostrar archivados en la barra de herramientas y luego haga clic en el icono de restaurar en la fila archivada.

info

Solo los administradores ven el interruptor Mostrar archivados y las acciones de archivar y restaurar. Otros usuarios ven solo grupos activos.

El Calendario de eventos​

La pestaña Calendario de eventos le ofrece una vista única de todo lo que sucede en su instalación — reservas, reuniones, sacramentos y Misas — codificado por color por salón y grupo.

Elegir una vista​

Use la barra de herramientas para alternar entre vista de Semana y Mes, saltar a Hoy o avanzar y retroceder por semana o mes. La vista, los filtros y las selecciones de tipo de evento se guardan entre sesiones para cada usuario.

Filtrar eventos​

Tres filtros reducen el calendario a lo que necesita:

  • Lugar — muestra solo eventos en un lugar específico.
  • Salón — muestra solo eventos reservados en un salón específico. La lista se actualiza automáticamente según el filtro de lugar.
  • Tipos de evento — active o desactive cada categoría: Misas, Confesiones, Sacramentos y Eventos. Use esto para enfocarse en, por ejemplo, solo bodas y reservas mientras oculta las Misas de rutina.

Crear un evento​

Haga clic en Agregar evento en la pestaña Eventos o en la barra del calendario, o haga clic o arrastre sobre un intervalo vacío del calendario. Todas estas opciones abren el mismo formulario Agregar evento. La selección del calendario rellena las fechas, las horas, la opción de todo el día y el salón cuando corresponda.

  1. Ingrese un Título, la Fecha de inicio, la Hora de inicio, la Fecha de fin y la Hora de fin del evento. Marque Todo el día para usar solo fechas; la fecha de fin incluye todo el último día.
  2. Deje Recurrencia en No se repite para un evento único. Los eventos únicos pueden durar varios días.
  3. Elija un Lugar y uno o más Salones, o incluya el Espacio principal de culto. Use Solo anuncio para un evento que no reserva un espacio físico.
  4. Opcionalmente elija un Grupo y la Visibilidad. Los eventos públicos pueden mostrar detalles completos o una etiqueta anónima.
  5. Abra Detalles del evento, Contactos y ministros, Servicios y equipos, Detalles del alquiler o Archivos adjuntos según necesite. Los detalles del alquiler aparecen cuando las tarifas están habilitadas y los salones seleccionados tienen tarifas.
  6. Haga clic en Guardar, revise los conflictos y cargos, y confirme el evento.

Para editar o eliminar un evento existente, haga clic en el evento del calendario y elija la acción correspondiente.

Agregar una imagen al evento​

En Detalles del evento, haga clic en Elegir imagen para agregar una foto. Use un archivo JPEG, PNG o WebP de hasta 10 MB. La imagen aparece en la parte superior de los detalles del evento en el calendario de eventos. Los eventos públicos con detalles completos también la envían al sitio web de la parroquia, que muestra las fotos de los eventos como tarjetas de proporción 3:2. El editor muestra ese recorte para que vea lo que verán los visitantes. Una foto horizontal funciona mejor: una foto vertical o un volante pierde la parte de arriba y la de abajo.

Agregue una breve Descripción de la imagen para las personas que usan lectores de pantalla.

En un evento recurrente, la imagen se aplica a todas las fechas. Para darle a una fecha su propia imagen, haga clic en esa fecha, elija Solo este evento y cambie la imagen. Usar la imagen de la serie devuelve esa fecha a la imagen de la serie.

Crear un evento recurrente​

Use el mismo formulario Agregar evento y cambie Recurrencia de No se repite a diaria, días laborables, semanal, mensual, anual, fechas seleccionadas o un patrón personalizado. Establezca el intervalo y los días correspondientes. Para un patrón regular, elija si termina en una fecha, después de un número de eventos o si no termina.

Cada evento recurrente puede durar hasta 24 horas. Para un evento continuo más largo, use No se repite. Cada evento recurrente de todo el día abarca un solo día calendario.

Haga clic en Guardar y revise las fechas, los conflictos y los cargos antes de confirmar. Las series sin fecha de fin revisan el próximo año; las fechas facturables posteriores a ese período requieren una revisión de extensión.

Leer el calendario​

Cada casilla está coloreada por su salón (o por el grupo, si la reserva está asignada a uno). Los eventos sacramentales como bodas y funerales llevan los nombres de los participantes y un pequeño icono que indica el rito. Los eventos de Misa muestran el celebrante y cualquier marcador de Misa privada. Pase el cursor o haga clic en cualquier casilla para ver el detalle completo.

tip

Si el calendario se siente abarrotado, desactive los tipos de evento uno a la vez. Un coordinador de instalaciones que solo gestiona reservas puede ocultar las Misas y confesiones y ver solo el lado de alquiler de salones del horario.

Qué sigue​

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