Programador de Ministerios

Cada domingo necesita lectores en el ambón, monaguillos en el altar, ujieres en las puertas, ministros extraordinarios en las estaciones de Comunión y un sacristán que llegó una hora antes. El Programador de Ministerios es donde su parroquia registra quién sirve en cada uno de esos ministerios, cuántas personas necesita cada servicio, cuándo puede y cuándo no puede servir cada voluntario, y quién está asignado a qué posición en qué día. Sustituye el ciclo de hojas de cálculo y correos con el que la mayoría de las parroquias lleva este ministerio, y lo hace dentro de los registros que su parroquia ya mantiene — las mismas personas, el mismo calendario de Misas, las mismas comunicaciones bilingües.

El menú del Programador de Ministerios

Navegue a Panel de administración → Programador de Ministerios. El menú agrupa siete áreas de gestión:

• Ministerios — los ministerios que su parroquia programa, los roles dentro de cada uno y las personas inscritas en ellos.
• Requisitos de servicio — cuántos ministros necesita cada Misa o servicio, rol por rol.
• Horarios — los rangos de fechas que va a cubrir, el tablero donde se llenan las posiciones y el paso de publicación.
• Solicitudes — todo lo que espera una decisión: inscripciones, solicitudes de ingreso, cambios de perfil, reemplazos e intercambios.
• Equipos — grupos que sirven juntos y los compromisos permanentes que los colocan.
• Informes — cobertura, equidad, conflictos, tiempos de respuesta y vencimiento de credenciales.
• Líderes y accesos — los permisos delimitados que permiten a un líder de ministerio dirigir su propio ministerio sin convertirse en administrador parroquial.

Cada área tiene su propio artículo. Esta página explica cómo encajan entre sí y en qué orden configurarlas.

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El Programador de Ministerios se activa por parroquia. Si no ve el menú, un administrador debe habilitarlo en Configuración → Programación de Ministerios. Vea Configuración de programación de ministerios.

Las cuatro cosas que el programador necesita saber

La programación de ministerios en Sacramentum se apoya en cuatro datos. Una vez que están en su lugar, todo lo demás — llenar posiciones, enviar avisos, encontrar reemplazos — se sigue de ellos.

1. Quién puede servir. Cada ministerio tiene roles (Lector, Monaguillo, Ujier, Cantor), y cada rol tiene un padrón de miembros inscritos. La membresía de una persona lleva su estado, sus cualificaciones y las credenciales que su parroquia le exija.
2. Qué necesita cada servicio. Un requisito de servicio se adjunta a un horario de Misas y dice, por ejemplo, que la Misa dominical de las 10:00 necesita dos lectores, cuatro monaguillos y seis ministros extraordinarios. Cada ocurrencia de esa Misa hereda esas posiciones.
3. Cuándo la gente no puede servir. Los voluntarios registran su disponibilidad — vacaciones, compromisos fijos, el tercer fin de semana de cada mes — y sus preferencias sobre qué servicios prefieren y con qué frecuencia servir.
4. Qué no permite la parroquia. Reglas familiares, límites de servicio, espaciado mínimo entre asignaciones y credenciales obligatorias. Estas son las barandillas que mantienen realista un horario.

Todo lo que hace el programador — la lista de candidatos, arrastrar y soltar, la programación automática, la auto-inscripción, las invitaciones de reemplazo, los intercambios — se juzga con esas mismas cuatro entradas, de modo que dos pantallas nunca pueden discrepar sobre si alguien puede servir.

Cómo se arma un horario

La mayoría de las parroquias sigue el mismo arco cada vez que cubren una nueva temporada:

1. Cree un horario para un rango de fechas — un mes, un trimestre, de Adviento a Navidad. Vea Armar un horario.
2. Genere las posiciones. Sacramentum lee los requisitos de servicio, recorre cada ocurrencia de Misa en el rango y crea las posiciones abiertas que hay que llenar.
3. Llene las posiciones. Los compromisos permanentes y los equipos se colocan primero. Después un líder llena el resto a mano en el tablero, o ejecuta la programación automática para obtener una propuesta, o deja posiciones abiertas para que los voluntarios las tomen ellos mismos.
4. Valide. Sacramentum revisa el horario en busca de problemas — posiciones obligatorias aún abiertas, asignaciones que ya no son elegibles, otro horario activo que cubre las mismas Misas.
5. Publique. El horario pasa a estar activo, se notifica a los voluntarios en su propio idioma y las asignaciones aparecen en el horario personal de cada persona.
6. Atienda los cambios. La gente se enferma, viaja o intercambia. Los reemplazos e intercambios se gestionan en la Bandeja de solicitudes sin que nadie tenga que rehacer el horario.

tip

Nada es visible para los voluntarios hasta que usted publica. Un horario en borrador es un espacio de trabajo privado — genere posiciones, experimente con la programación automática, descarte una propuesta que no le guste e inténtelo de nuevo. Los voluntarios no ven nada hasta que el horario está activo.

Lo que ven los voluntarios

La otra mitad del Programador de Ministerios vive en el teléfono del voluntario, en Sacramentum Go — el mismo acompañante móvil que los sacerdotes usan para las visitas. Los voluntarios abren la sección Servir y encuentran sus próximas asignaciones, las de su familia, su disponibilidad, sus preferencias, las posiciones abiertas que pueden tomar y las solicitudes que esperan por ellos.

Ese lado se documenta aparte, en la sección Voluntarios — vale la pena leerla aunque usted nunca la use, porque es sobre lo que sus voluntarios le van a preguntar.

Los voluntarios sin teléfono inteligente no quedan fuera. Un voluntario puede indicar que necesita un horario impreso, y sus copias se acumulan para que la oficina parroquial las imprima después de cada publicación. Vea Publicar y compartir horarios.

Líderes de ministerio sin acceso de administrador

La mayoría de las parroquias no quiere que el encargado del ministerio de ujieres tenga derechos completos de administrador parroquial. Líderes y accesos resuelve esto: usted concede una capacidad a la vez — ver el padrón, editar asignaciones, aprobar intercambios — dentro de un ámbito, como un solo ministerio o un solo rol.

Un líder con concesiones inicia sesión como feligrés normal y encuentra en su panel una tarjeta de Programador de Ministerios que abre solo las áreas que se le han concedido. Vea Líderes y accesos.

Dónde toca el Programador de Ministerios al resto de Sacramentum

El programador no es una libreta de direcciones aparte ni un segundo calendario. Reutiliza lo que su parroquia ya mantiene:

Usa	Lo cual significa
Registros de Personas	Los miembros se inscriben desde el directorio parroquial canónico — nunca se escriben dos veces. Fusionar dos personas arrastra consigo sus membresías, asignaciones e historial.
Hogares	Las reglas de programación familiar ("esta familia sirve junta", "que un adulto quede libre") leen el hogar que su parroquia ya mantiene.
Horarios de Misas	Los requisitos de servicio se adjuntan a sus horarios de Misas existentes; las posiciones siguen cada ocurrencia, incluidas las cancelaciones.
Ubicaciones	Las concesiones de acceso y los informes pueden delimitarse a una sola iglesia o capilla.
Formularios en línea	Un formulario público puede vincularse al programador para que los envíos lleguen como solicitudes de ingreso a un ministerio.
Configuración de correo	Cada aviso sale por el remitente configurado de su parroquia, en el idioma de cada destinatario.
Logros de monaguillos	Los roles de servicio que cuentan para logros siguen alimentando la tabla de líderes de los monaguillos y el quiosco de la sacristía.

Configurarlo por primera vez

Si está implantando esto en una parroquia que nunca lo ha usado, trabaje en este orden. Cada paso depende del anterior.

1. Actívelo. Vaya a Configuración → Programación de Ministerios, habilítelo, habilite el portal de voluntarios y establezca los valores predeterminados de la parroquia — límites de fin de semana, espaciado, días de anticipación de los recordatorios y cómo se manejan los intercambios y las ediciones de los voluntarios. Vea Reglas y límites de programación.
2. Construya el catálogo. Cree sus ministerios y, dentro de cada uno, los roles que realmente programa. Añada carpetas si tiene suficientes ministerios como para querer agruparlos. Vea Ministerios, roles y miembros.
3. Inscriba a los miembros. Añada las personas de cada ministerio desde el directorio parroquial, establezca el estado y el modo de programación de cada membresía, y registre las credenciales que el ministerio exija — en particular los certificados de Ambiente Seguro.
4. Describa sus servicios. Para cada horario de Misas que vaya a cubrir, cree un requisito de servicio que enumere los roles y cuántos de cada uno. Vea Requisitos de servicio.
5. Configure equipos y compromisos permanentes. Si una familia siempre sirve en la Misa vespertina del sábado, o un equipo cubre el primer domingo del mes, regístrelo una vez en lugar de en cada horario. Vea Equipos y compromisos permanentes.
6. Pida disponibilidad a los voluntarios. Invítelos a Sacramentum Go para que registren sus propias fechas de ausencia y sus preferencias. Todo lo que ingresen mejora el primer horario que usted arme.
7. Arme un horario corto. No empiece con un año entero. Cubra un mes, publíquelo y vea qué aprende su parroquia con él.

Después del primer ciclo, la rutina es mucho más corta: cree el siguiente horario, genere posiciones, llene, valide, publique.

aviso

No inscriba miembros antes de haber creado los roles a los que pertenecen — una membresía siempre es una membresía en un rol. Del mismo modo, no cree un horario antes de que existan los requisitos de servicio; un horario sin requisitos no genera ninguna posición.

Qué sigue

• Ministerios, roles y miembros — construya el catálogo e inscriba a quienes sirven
• Requisitos de servicio — indique cuántos ministros necesita cada Misa
• Armar un horario — convierta los requisitos en posiciones y llénelas

Artículos relacionados

• Servir en un ministerio — lo que ven sus voluntarios en sus teléfonos
• Líderes y accesos — delegue un ministerio sin conceder derechos de administrador
• Gestión de personas — el directorio parroquial del que se inscriben los miembros
• Gestión de horarios — los horarios de Misas a los que se adjuntan los requisitos de servicio
• Roles y accesos — quién puede ver y hacer qué en Sacramentum