Reglas y límites de programación

Cada pantalla del Programador de Ministerios que nombra a un candidato — el tablero, la programación automática, la auto-inscripción, las invitaciones de reemplazo, los intercambios — hace la misma pregunta a las mismas reglas. Este artículo es donde viven esas reglas: los valores predeterminados de toda la parroquia, las políticas familiares, las reglas de emparejamiento y las advertencias que verá cuando una de ellas se estire.

Activar el Programador de Ministerios

Navegue a Panel de administración → Configuración → Programación de Ministerios.

• Habilitar Programación de Ministerios activa todo el módulo y hace aparecer el menú Programador de Ministerios.
• Habilitar portal de voluntarios permite a los voluntarios usar las funciones de autoservicio — su horario, disponibilidad, preferencias, posiciones abiertas, reemplazos e intercambios.

Active ambos. El interruptor del portal permanece deshabilitado hasta que la Programación de Ministerios esté activada, y su elección de portal se conserva si apaga y vuelve a encender el interruptor principal.

aviso

Desactivar la Programación de Ministerios oculta el módulo para todos, incluidos los líderes de ministerio. No elimina nada, pero los voluntarios pierden el acceso a sus propios horarios hasta que se vuelva a activar.

Valores predeterminados de la parroquia

El resto de la página de Programación de Ministerios establece los valores predeterminados que hereda cada ministerio.

Límites de servicio

Ajuste	Qué hace
Máximo de servicios por fin de semana litúrgico	Lo máximo que un voluntario puede servir entre la Misa vespertina del sábado y el domingo. Déjelo en blanco si no hay tope parroquial.
Mínimo de días entre asignaciones	El intervalo más corto entre dos asignaciones de un mismo voluntario. Déjelo en blanco si no hay mínimo parroquial.
La semana comienza en	Domingo o lunes. Lo usan la paginación semanal del tablero y los límites de fin de semana.

Un voluntario puede fijarse límites más estrictos en sus propias preferencias, y siempre gana el más estricto. Un voluntario no puede aflojar un tope de la parroquia.

Reemplazos e intercambios

• Modo de reemplazo — El primero que acepte sirve o Un líder elige entre los voluntarios. Cada ministerio puede anularlo en el catálogo.
• Aprobación de intercambios — Requiere revisión de un líder o Completar automáticamente. Con la finalización automática, un intercambio acordado entre dos voluntarios que siguen siendo elegibles se completa sin intervención de un líder.

Tanto las solicitudes de reemplazo como los intercambios se cierran poco antes de que comience un servicio — dos horas de forma predeterminada — después de lo cual el voluntario debe contactar a la oficina parroquial y se notifica al líder.

Cambios de los voluntarios

Cambios de los voluntarios decide qué ediciones de los voluntarios se aplican de inmediato y cuáles llegan a la bandeja de solicitudes para revisión. Se configuran cuatro categorías de forma independiente:

Categoría	Valor razonable
Disponibilidad	Aplicar de inmediato — un voluntario sabe cuándo está ausente.
Preferencias	Aplicar de inmediato.
Datos de contacto	Enviar a revisión — alimentan el directorio parroquial.
Membresía en ministerios	Enviar a revisión — entrar y salir de un ministerio es decisión de un líder.

Avisos

• Días de anticipación de recordatorios — días antes de un servicio, separados por comas, como 3 o 7, 1.
• Días de anticipación del aviso de vencimiento de credenciales — días antes del vencimiento, separados por comas, como 30, 7.
• Retención del historial de notificaciones (días) — cuánto tiempo se conservan los registros de notificaciones e impresión completados.

Nombres publicados

Presentación pública de nombres establece el valor predeterminado de los enlaces de horario compartidos — Nombres completos, Nombre + inicial del apellido o Solo cantidades por rol (sin nombres). Cada enlace puede elegir igualmente su propia política. Vea Publicar y compartir horarios.

Historial de equidad

La ventana de equidad controla cuánto hacia atrás mira el programador al juzgar si alguien está sobreutilizado o subutilizado. Una ventana más larga es más indulgente con un mes ocupado; una más corta reacciona más rápido. Si la programación automática rechaza una ejecución porque el alcance tiene demasiado historial para evaluar, acorte esta ventana.

Programación familiar

Las familias se programan como familias, no como individuos sin relación que casualmente comparten apellido. Abra un hogar en Panel de administración → Hogares y use el panel Programación familiar.

Cuando varios miembros de la familia sirven ofrece cinco modos:

Modo	Efecto
Sin preferencia	La familia no recibe trato especial.
Preferir el mismo servicio	El programador intenta colocarlos juntos.
Exigir el mismo servicio	Deben colocarse juntos o no colocarse.
Preferir servicios distintos	El programador intenta repartirlos.
Exigir servicios distintos	No deben estar en el mismo servicio.

Aplicar a todo el fin de semana determina el alcance. Cuando está activado, la Misa vespertina del sábado y la Misa de la mañana siguiente cuentan como una sola ocasión; cuando está desactivado, la regla se aplica solo dentro del mismo servicio.

Dos ajustes más:

• Máximo de servicios que esta familia sirve en un fin de semana — un tope de fin de semana a nivel de hogar, o Sin límite.
• Que un adulto quede libre — impide una programación que dejaría sin atender a los niños pequeños de esta familia durante un servicio. Indique cuántos adultos deben quedar libres y la edad por debajo de la cual cuenta un niño.

tip

Exigir el mismo servicio es el ajuste que la mayoría de las parroquias realmente quiere para una familia con servidores jóvenes — significa que los padres están en la misma Misa en vez de hacer dos viajes. Use Preferir en lugar de Exigir si la familia es flexible; un requisito estricto que no se puede cumplir simplemente los saca por completo de la consideración.

Voluntarios emparejados

Algunas reglas son sobre dos personas concretas y no sobre una familia entera — un padre que acompaña a un servidor joven, dos hermanos que sirven juntos, dos personas que no deberían programarse una junto a otra. Regístrelas en Panel de administración → Programador de Ministerios → Ministerios, en la pestaña Atributos, en Voluntarios emparejados.

1. Haga clic en Añadir regla.
2. Elija la Primera persona y la Segunda persona.
3. Elija la Regla: Preferir juntos, Deben servir juntos, Preferir separados o No deben servir juntos.
4. Elija un Motivo: Cónyuges, Padre e hijo, Hermanos, Cuidador, Mentor y aprendiz, u Otro.

Una regla de emparejamiento tiene precedencia sobre el ajuste general de la familia. Haga clic en Terminar regla para retirar una.

info

"No deben servir juntos" es una herramienta pastoral real y vale la pena usarla en lugar de sortearla en silencio. Registrarla una vez hace que todas las pantallas la respeten — el tablero, la programación automática, la auto-inscripción y las invitaciones de reemplazo — en vez de que un líder lo recuerde y el siguiente no.

Roles que una persona puede combinar

De forma predeterminada nadie ocupa dos roles en el mismo servicio. Las excepciones se registran para toda la parroquia en Ministerios → Roles → Roles que una persona puede combinar, y se tratan en Ministerios, roles y miembros.

Leer las advertencias

Cuando un candidato lleva una advertencia, Sacramentum nombra el motivo en lenguaje llano. Estas son las que verá con más frecuencia:

Advertencia	Qué significa
Marcó este horario de servicio como uno que prefiere evitar	El voluntario clasificó este servicio como Preferiría que no.
Esto está más cerca de sus otras asignaciones que su preferencia de espaciado	Se está estirando la regla de días mínimos entre asignaciones.
Esto superaría el tope de servicio de fin de semana	Se está superando el tope de fin de semana, parroquial o personal.
Su hogar serviría este fin de semana más que su límite	Se está superando el tope de fin de semana de la familia.
Esta posición prefiere una cualificación que usted no tiene	Falta un atributo que la posición prefiere — capitán, experimentado.
Marcó este horario como no disponible después de ser programado	El voluntario añadió una indisponibilidad después de hacerse la asignación.
Ya sirve en otro rol en este mismo servicio	Un doble rol que una regla de combinación permite.
Rechazó una invitación anterior para este servicio	Dijo que no a una invitación de reemplazo para este mismo servicio.
Su hogar normalmente sirve junto, y esto los separaría	Se está estirando una regla familiar de tipo Preferir.

Una advertencia no es una negativa. Un líder puede asignar por encima de cualquiera de ellas, registrando opcionalmente un motivo, y la anulación se conserva con la asignación. Los bloqueos duros — una membresía archivada, una credencial obligatoria ausente, una regla familiar de tipo Exigir — no se pueden anular desde el tablero; requieren que cambie el hecho subyacente.

Las capas que informa la programación automática

Cuando la programación automática no puede llenar una posición, nombra la capa en la que se agotó el grupo de candidatos. Esas capas corresponden a este artículo así:

Capa	De dónde viene
membresía	Estado, modo de programación y fechas de validez en el padrón.
cualificaciones	Política de cualificación del rol, atributos y credenciales obligatorias.
disponibilidad	Las fechas de indisponibilidad del propio voluntario.
servicios superpuestos	Ya sirve en un servicio que se superpone.
límites de servicio	Topes de fin de semana y espaciado mínimo, parroquiales o personales.
reglas del hogar	Modo de programación familiar, tope de fin de semana del hogar, adulto libre.
modo de programación	Solo suplente, solo manual, solo preasignado.

Vea Programación automática.

Solución de problemas

Nadie es elegible para nada

Revise primero los topes de toda la parroquia. Un Máximo de servicios por fin de semana litúrgico de 1 combinado con un Mínimo de días entre asignaciones de 14 vaciará la mayoría de los padrones parroquiales. Afloje los valores predeterminados de la parroquia y deje que cada voluntario se fije límites más estrictos.

Una familia nunca se programa

Su política de hogar probablemente está en Exigir el mismo servicio con una regla que no se puede satisfacer — por ejemplo, una familia cuyos miembros están inscritos en ministerios que nunca sirven en la misma Misa. Cámbiela a Preferir el mismo servicio.

El límite propio de un voluntario se está ignorando

No es así — siempre gana el más estricto de los dos. Si el tope parroquial es de 2 por fin de semana y el del voluntario es 1, no se le programará dos veces. Si es al revés, rige el tope parroquial.

Los cambios de configuración no afectaron a un horario existente

Las reglas se aplican cuando se hace o se valida una asignación, no de forma retroactiva. Ejecute Validar en el horario para ver qué asignaciones existentes señalarían las nuevas reglas.

Qué sigue

• Programación automática — cómo estas reglas moldean una propuesta
• La bandeja de solicitudes — a dónde van los cambios de los voluntarios para revisión
• Informes de ministerios — vea equidad y conflictos a lo largo de una temporada

Artículos relacionados

• Ministerios, roles y miembros — membresías, credenciales y combinaciones de roles
• Hogares — donde se establece la política de programación familiar
• Sus preferencias de servicio — los límites personales que fijan los voluntarios
• Referencia de configuración — el resto de la configuración de la parroquia