Ministerios, roles y miembros
El catálogo de ministerios es el cimiento sobre el que descansa todo lo demás en el Programador de Ministerios. Un ministerio es un grupo que su parroquia programa — Lectores, Monaguillos, Ujieres, Música. Un rol es una posición programable dentro de un ministerio — un ministerio de música puede tener Cantor, Organista y Miembro del Coro. Una membresía inscribe a una persona en un rol. Acierte con estas tres cosas y el resto del programador simplemente se sigue.
Antes de comenzar
- El Programador de Ministerios debe estar habilitado para su parroquia en Configuración → Programación de Ministerios.
- Los miembros se inscriben desde sus registros de Personas existentes, así que los feligreses que piensa inscribir ya deben existir en el directorio parroquial. Vea Gestión de personas.
- Los nombres de ministerios y roles se guardan en inglés y en español. Cada voluntario ve el nombre en su propio idioma, así que llene ambos campos.
La página de Ministerios
Navegue a Panel de administración → Programador de Ministerios → Ministerios. La página tiene una lista de ministerios a la izquierda y, al seleccionar uno, cuatro pestañas a la derecha: Miembros, Funciones, Clasificaciones y Credenciales.
Los ministerios archivados están ocultos por defecto. Haga clic en Mostrar archivados debajo de la lista para verlos, y en Ocultar archivados para volver a contraer la lista.
Crear un ministerio
- Haga clic en Nuevo Ministerio.
- Escriba el Nombre en inglés y en español.
- Opcionalmente añada una Descripción.
- Escriba un Código si quiere un identificador estable para exportaciones e importaciones. Déjelo en blanco para que se genere uno.
- Elija una Carpeta si usa carpetas, o déjelo en Sin carpeta.
- Elija una Categoría — Litúrgico, Música, Hospitalidad, Formación, Alcance, Servicio u Otro.
- Elija una Visibilidad:
- Público — el ministerio aparece a cualquiera que explore ministerios a los que unirse.
- Miembros — solo lo ven los miembros actuales y los líderes.
- Privado — solo lo ven los administradores y los líderes con acceso delimitado.
- Active Este ministerio involucra a menores si sirven jóvenes en él. Esto no es cosmético: habilita las protecciones de tutores y de Ambiente Seguro que se describen más abajo.
- Establezca los valores predeterminados de programación del ministerio y haga clic en Crear ministerio.
El Código no se puede cambiar después de crear el ministerio. Todo lo demás — nombre, descripción, carpeta, categoría, visibilidad — se puede editar más adelante.
Valores predeterminados de programación del ministerio
Dos ajustes del editor de ministerio cambian cómo el programador trata a este ministerio:
- Modo de reemplazo — qué ocurre cuando un voluntario pide ser reemplazado. El primero que acepte sirve da la posición a quien responda primero; Un líder elige entre los voluntarios reúne a todos los que digan estar disponibles y deja que un líder escoja. Déjelo en Usar el valor predeterminado de la parroquia salvo que este ministerio realmente necesite otro trato.
- Evaluar la equidad de este ministerio por separado — de forma predeterminada, servir en cualquier ministerio cuenta para una sola carga compartida, de modo que a quien hace de ujier dos veces al mes no se le pide además leer dos veces al mes. Actívelo solo cuando un ministerio se programe con un ritmo propio y no deba equilibrarse contra los demás.
Horas anotadas
Active Los miembros pueden anotar sus propias horas cuando los miembros de este ministerio sirven fuera del horario: una tarde extra en el jardín, una noche ordenando la despensa. Los miembros verán entonces Anotar horas en Mi Parroquia, en Servir. Sus horas cuentan de inmediato, hasta 12 horas por registro y hasta 90 días atrás. Los líderes que concilian la asistencia pueden corregir o quitar un registro desde el informe Horas de servicio; cada cambio pide un motivo, que se guarda con el registro. Vea Informes de ministerio.
Carpetas
Si su parroquia programa más de unos pocos ministerios, agrúpelos. Haga clic en Nueva Carpeta, nómbrela en ambos idiomas y luego asigne ministerios a ella desde el editor de cada ministerio. Las carpetas aparecen como encabezados sobre la lista de ministerios, y también pueden usarse como ámbito al delegar acceso a un líder.
Crear roles
Un ministerio no es programable hasta que tiene al menos un rol. Sacramentum crea un rol predeterminado con cada ministerio nuevo; añada más cuando un ministerio realmente programe posiciones distintas.
- Seleccione el ministerio, abra la pestaña Funciones y haga clic en Nueva función.
- Escriba el Nombre en inglés y español.
- Elija la política de Aprobación de cualificación — cómo se cualifica alguien para este rol:
- Aprobación del líder — un líder de ministerio confirma a cada miembro nuevo.
- Aprobación del administrador — un administrador parroquial confirma a cada miembro nuevo.
- Inscripción abierta — se inscribe a cualquiera que lo pida.
- Decida si Una persona puede ocupar varias posiciones en el mismo servicio. Déjelo desactivado en la mayoría de los roles; actívelo en un rol donde doblar sea normal, como un solo ujier que cubre dos puertas.
- Active Los voluntarios pueden pedir unirse a este ministerio por su cuenta si quiere que este rol aparezca a los feligreses que buscan dónde servir.
- Añada Etiquetas de posición si las posiciones de este rol son realmente distintas — "Ambón", "Cáliz 1", "Cáliz 2", "Turiferario", "Cruciferario". Sin etiquetas, las posiciones simplemente se numeran.
- Opcionalmente indique Quién puede ocuparlo — véase más abajo.
- Haga clic en Crear rol.
Los roles ya no piden un código. Sacramentum conserva un identificador interno estable para exportaciones e importaciones, pero usted nunca lo ve ni tiene que inventarlo.
Quién puede ocuparlo
Un rol puede llevar dos requisitos de elegibilidad opcionales:
- Edad mínima en la fecha del servicio — se comprueba contra la fecha de nacimiento de la persona en cada servicio, no una sola vez al inscribirse. Un monaguillo que cumple diez años en marzo pasa a ser elegible en marzo, sin que nadie tenga que acordarse de revisarlo.
- Elegibilidad por sexo — Sin restricción, Masculino o Femenino.
Ambos son Sin restricción por defecto, y la mayoría de los roles deberían quedarse así. Establézcalos solo donde su parroquia o su diócesis restrinja realmente el rol; se aplican, de modo que un requisito puesto sin cuidado retira personas del horario en silencio.
Cuando falta en el registro de una persona la información necesaria para juzgar, no se la excluye sin más: queda retenida con El personal parroquial debe verificar la elegibilidad para este rol, para que alguien lo revise en lugar de que el sistema suponga. Un voluntario que no cumple un requisito en una fecha determinada ve No cumple los requisitos de elegibilidad de este rol en la fecha del servicio.
Las reglas de tutores para los monaguillos siguen aplicándose por encima de esto. La elegibilidad restringe quién puede ocupar un rol; no sustituye a las reglas de familia y de parejas descritas en Reglas de programación.
Las etiquetas de posición valen los pocos minutos que toman. Un voluntario que ve "Cáliz 3" en su teléfono sabe dónde colocarse; uno que ve "Ministro extraordinario n.º 3" tiene que preguntar.
Los roles también llevan un ajuste de Cuenta para los logros, que mantiene a los roles de monaguillo alimentando la tabla de líderes y el quiosco de la sacristía. Déjelo activado para los roles de servicio en el altar y desactivado para todo lo demás.
Roles que una persona puede combinar
Debajo de la lista de roles está Roles que una persona puede combinar. De forma predeterminada, nadie puede ocupar dos roles en el mismo servicio — un lector no puede ser también ministro de la Comunión en la misma Misa. Cuando su parroquia sí permita una combinación, regístrela aquí:
- Haga clic en Permitir una combinación.
- Elija el Primer rol y el Segundo rol.
- Elija el modo:
- Se pueden combinar — una persona puede ocupar ambos roles en el mismo servicio. La combinación siempre queda señalada para que los líderes la vean.
- Solo cuando nadie más puede servir — reservado como rescate. La programación automática puede usarlo cuando una posición obligatoria quedaría sin cubrir, y un líder puede confirmarlo a mano, pero los voluntarios no pueden tomar el segundo rol por su cuenta.
Estas reglas se aplican en toda la parroquia, en todos los ministerios, y solo los administradores de programación de toda la parroquia pueden cambiarlas.
Clasificaciones
Las clasificaciones describen a los miembros, no a las posiciones — capitán, experimentado, aprendiz, conduce de noche, lee en español. Son la manera de registrar las distinciones que después determinan quién se programa dónde.
Funcionan en dos niveles, y la distinción importa:
- Una definición parroquial existe una sola vez para toda la parroquia. «Experimentado» significa lo mismo en cada ministerio que la use.
- Cada ministerio elige cuáles de esas definiciones registra realmente. Habilitar una aquí la activa solo para este ministerio.
Las clasificaciones son totalmente opcionales. Un ministerio sin ninguna habilitada muestra No hay clasificaciones habilitadas. Los voluntarios se pueden programar sin añadir ninguna. — que es el estado normal de la mayoría de los ministerios, no un paso de configuración que alguien olvidó.
Añadir una a un ministerio
En la pestaña Clasificaciones, pulse Añadir clasificación y elija una definición parroquial existente o Crear una clasificación personalizada, indicando:
- Una Etiqueta en inglés y español.
- Un Formato de respuesta — Sí / No, Elegir una opción (con Opciones separadas por comas) o un Número.
Una vez habilitada, se puede registrar en cualquier membresía de ese ministerio desde el padrón.
Quitar y archivar
Quitar saca una clasificación de un ministerio. Los valores ya registrados se conservan y los horarios pasados no cambian: quitarla impide registrarla en adelante, no reescribe el historial.
Una clasificación de la que depende una regla de dotación no se puede quitar mientras esa regla siga en pie: Sacramentum nombra la regla y le pide resolverla primero. Es intencionado — quitarla en silencio cambiaría sin avisar a quién considera elegible un horario.
Archivar retira una definición personalizada de toda la parroquia, quitándola de todos los selectores y conservando los valores registrados. No se puede archivar una definición que siga seleccionada por un ministerio, referenciada por una regla o registrada en una membresía activa o pendiente.
Credenciales
Las credenciales son cualificaciones que tiene una persona, más que distinciones dentro de un ministerio — Ambiente Seguro, una verificación de antecedentes, una certificación diocesana. Un requisito de servicio puede exigirlas, y una credencial vencida es un bloqueo absoluto que ninguna anulación levanta.
En la pestaña Credenciales, pulse Nueva credencial y nómbrela como la llame su parroquia. Los servicios podrán exigirla y podrá registrarse en una persona desde el padrón.
No se le pide un código de referencia. Sacramentum lo deriva del nombre y lo mantiene estable, y el personal nunca lo ve.
Las credenciales se diferencian de las clasificaciones en lo que más importa en un horario: una clasificación ausente suele ser una preferencia, mientras que una credencial ausente o vencida es una negativa.
Inscribir miembros
Abra la pestaña Miembros del ministerio seleccionado.
- Haga clic en Añadir miembro.
- Busque en el directorio parroquial por nombre. Solo aparecen personas activas, y quien ya esté inscrito se marca como Ya inscrito.
- Haga clic en Inscribir junto a la persona correcta.
El miembro se une con un estado que después puede ajustar. Use el cuadro de búsqueda y el filtro de rol sobre la lista para encontrar personas en un padrón grande, y los controles de paginación de abajo para moverse entre páginas.
Los miembros siempre provienen de los registros canónicos de Personas. Si alguien aún no está en el directorio, añádalo allí primero. Esto es lo que hace seguro al programador: cuando su parroquia fusiona dos registros duplicados, las membresías, asignaciones e historial de servicio se van con ellos automáticamente.
Editar una membresía
Haga clic en Editar en cualquier fila del padrón para abrir el editor de membresía.
El Estado determina si la persona es programable en absoluto:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Inscrito pero aún no aprobado para servir. |
| Activo | Plenamente programable. |
| Inactivo | Temporalmente sin servir — un sabático, un semestre fuera. |
| Suspendido | Bloqueado para servir, normalmente por un motivo pastoral o de Ambiente Seguro. |
| Archivado | Ya no forma parte del ministerio. Se conserva el historial. |
El Modo de programación determina cómo se puede programar a un miembro activo:
| Modo | Significado |
|---|---|
| Normal | Se programa como cualquiera. |
| Solo suplente | Nunca entra en la rotación normal, pero puede cubrir reemplazos. |
| Solo manual | Un líder debe colocarlo a mano; la programación automática lo omite. |
| Solo preasignado | Solo lo coloca un compromiso permanente o un equipo. |
El mismo cuadro de diálogo lleva las clasificaciones habilitadas para ese ministerio, las fechas Válido desde y Válido hasta que acotan la membresía, un Nombre para el quiosco, si Mostrar en la tabla de líderes de logros y Notas de texto libre.
Solo suplente es el ajuste correcto para el feligrés jubilado que con gusto entra a cubrir pero no quiere un puesto fijo, y es mucho más amable que asignarlo y liberarlo una y otra vez.
Credenciales
Muchos ministerios — todos los que involucran a menores, y a menudo los ministros extraordinarios de la Sagrada Comunión — exigen una certificación que su diócesis registra. Haga clic en Credenciales en una fila del padrón para verlas y gestionarlas.
Para registrar una:
- Haga clic en Registrar credencial.
- Escriba el Tipo como una clave en minúsculas, por ejemplo
safe_environment. - Complete el Emisor, la fecha de Emisión y la de Vencimiento.
- Añada una Referencia del documento y Notas si su parroquia archiva papeles.
- Haga clic en Registrar credencial.
Registrar una segunda credencial del mismo tipo la renueva: la nueva pasa a estar activa y la anterior se mueve al Historial.
Una credencial puede ser Verificada por un líder que haya visto la documentación, o Revocada. Revocar impide a esa persona servir en todos los ministerios que exijan la credencial; para restablecerla más adelante, registre una nueva credencial del mismo tipo.
Las credenciales se aplican de verdad, no son un aviso. Si un requisito de servicio exige una credencial, un voluntario sin una vigente no puede ser asignado, no puede inscribirse y no puede aceptar una invitación de reemplazo. Vigile el informe de Vencimiento de credenciales para que los certificados se renueven antes de caducar.
Sacramentum envía un correo al voluntario cuando una credencial está por vencer, según los días de anticipación configurados en Configuración → Programación de Ministerios.
Tutores de voluntarios jóvenes
Cuando un ministerio involucra a menores, los avisos de programación del joven deben llegar a un padre o madre. Los vínculos de tutor se gestionan en el registro de la persona, no aquí: vaya a Panel de administración → Personas, abra al joven y use el panel de Tutores.
Desde ahí puede Proponer desde el hogar — Sacramentum sugiere a los adultos del mismo hogar — y luego Confirmar cada uno. Un vínculo propuesto no hace nada hasta que se confirma. Cada tutor lleva un parentesco (padre o madre, tutor legal, abuelo, otro) y una opción de enrutamiento de notificaciones: avisar solo al tutor, avisar a ambos o avisar solo al joven. Un tutor puede marcarse como Contacto principal.
Los tutores confirmados también pueden actuar en nombre del joven en Servir — registrar disponibilidad, tomar posiciones abiertas y responder invitaciones de reemplazo. Vea Familias y servidores jóvenes.
Archivar
Los ministerios y roles se archivan, no se eliminan, para que su historial sobreviva. Seleccione un ministerio y haga clic en Archivar, o use Archivar en la fila de un rol. Haga clic en Restaurar para recuperar cualquiera de los dos.
Si todavía hay registros activos que lo referencian, Sacramentum bloquea el archivado y le muestra exactamente qué lo impide — ministerios activos en la carpeta, roles activos en el ministerio, miembros activos en el rol. Resuelva eso primero y luego archive.
El rol predeterminado de un ministerio no se puede archivar por separado; archive el ministerio en su lugar.
Solución de problemas
"No se puede archivar todavía" al archivar un ministerio
Todavía lo referencian roles o membresías activas. El cuadro de diálogo enumera las cantidades. Archive primero los roles y ponga las membresías en Archivado.
Un miembro no aparece en la lista de candidatos de una posición
Revise, en este orden: que el Estado de su membresía sea Activo; que su Modo de programación no sea Solo manual ni Solo preasignado; que las fechas de validez de su membresía cubran la fecha del servicio; que tenga la credencial que exija el requisito de servicio; y que no se haya marcado como no disponible en esa fecha.
Alguien quedó inscrito dos veces
Lo más probable es que se inscribiera bajo dos registros de persona duplicados. Fusione los duplicados desde Panel de administración → Personas; las membresías y el historial de servicio se fusionan con ellos.
Qué sigue
- Requisitos de servicio — indique cuántos de cada rol necesita cada servicio
- Reglas y límites de programación — reglas familiares, límites y los valores predeterminados de la parroquia
- Armar un horario — convierta los requisitos en posiciones y llénelas
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- Familias y servidores jóvenes — cómo actúa un tutor por un menor
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