Asistencia

Un horario dice quién debía servir. La asistencia dice quién sirvió. La diferencia entre ambos es donde están las preguntas útiles: quién cubre calladamente a los demás, qué familia se ha ido alejando sin decirlo, si la Misa de las 7:00 está realmente cubierta o solo cubierta sobre el papel.

Registrar la asistencia es opcional. Una parroquia que nunca abra esta pantalla no pierde nada de lo que ya tenía, pero los seis informes de asistencia quedan vacíos y el historial de servicio se deduce de las asignaciones en lugar de observarse.

Antes de comenzar

• Necesita acceso de Registrar asistencia o de Conciliar asistencia. Los administradores parroquiales tienen ambos; los coordinadores de ministerio los reciben por permiso. Consulte Líderes y acceso.
• La asistencia se registra por posición, y solo en las posiciones cuyo requisito de servicio tiene activado Controlar asistencia. Consulte Requisitos del servicio.
• Un coordinador de ministerio solo ve los servicios dentro de su ámbito.

Dos niveles de acceso

Los dos permisos son deliberadamente de distinto tamaño, porque registrar que alguien se presentó y registrar que alguien no lo hizo son actos distintos.

Acceso	Puede registrar	No puede
Registrar asistencia	Presente, Sustituto	Marcar a nadie como ausente ni anular un registro
Conciliar asistencia	Todo lo anterior, más Ausente y Ausencia justificada	—

A un sacristán se le puede dar el primero sin ponerlo nunca en la situación de marcar ausente a un feligrés.

Registrar la asistencia

Vaya a Panel de administración → Programador de Ministerios → Asistencia. Los coordinadores que no son administradores llegan a la misma pantalla desde la tarjeta Programador de Ministerios de su panel.

1. Elija una Fecha.
2. Elija un Servicio. Solo aparecen los servicios con posiciones cubiertas en esa fecha.
3. Para cada voluntario, indique un resultado en Asistencia y pulse Guardar asistencia.

Cada fila muestra al voluntario asignado y lo que se ha registrado hasta ahora — Sin confirmar hasta que alguien diga otra cosa.

Los cuatro resultados

Resultado	Significa
Presente	El voluntario asignado sirvió, según lo previsto.
Sustituto	Otra persona sirvió en su lugar.
Ausente	Nadie sirvió y nadie avisó de antemano.
Ausencia justificada	Nadie sirvió, pero la ausencia se conocía y se aceptó.

Ausente y Ausencia justificada registran el mismo hecho — la posición quedó sin cubrir — y solo se diferencian en lo que dicen del voluntario. Esa distinción es la razón de que existan ambos: es lo que evita que el informe de voluntarios sin actividad trate un duelo como un patrón de no presentarse.

Los sustitutos requieren dos respuestas, no una

Elegir Sustituto plantea una segunda pregunta: Quién sirvió y después Voluntario original.

La primera es una lista de personas realmente elegibles para esa posición en esa fecha — la misma verificación de elegibilidad que usa el tablero del horario, de modo que no puede registrar por error a alguien a quien nunca se le permitió cubrirla.

La segunda es qué ocurrió con la persona asignada: Sin confirmar, Ausente o Ausencia justificada. Es fácil de omitir, y omitirla es lo que deja el historial de un voluntario peor de lo que debería. Quien consiguió su propio reemplazo y avisó a la parroquia no es un ausente.

Voluntarios adicionales

Quien sirvió sin estar asignado se registra en Servicio adicional: elija la Función, elija a la persona y pulse Añadir servicio adicional.

No es un caso excepcional. El domingo en que un lector no aparece y un feligrés se levanta desde el banco, el registro adicional es la única constancia de que la lectura se hizo — y la única forma de que esa disposición aparezca alguna vez en un informe.

Activar el control

La asistencia está desactivada por defecto en cada posición. Actívela por requisito, en Requisitos del servicio, con Controlar asistencia.

Las posiciones sin ese ajuste muestran No se controla la asistencia para esta posición y no se pueden registrar. Conviene usarlo deliberadamente: la mayoría de las parroquias quieren la asistencia en los ministerios donde la ausencia se nota — lectores, ministros extraordinarios, ujieres — y no necesitan controlarla en los demás.

Ausencia automática a las 48 horas

Una parroquia puede dejar que Sacramentum cierre la asistencia por su cuenta. En los ajustes del Programador de Ministerios, Conciliar automáticamente después de 48 horas marca como ausente a quien no haya registrado su llegada, 48 horas después de terminar el servicio.

Cada ministerio puede quedar fuera con Revisar las ausencias manualmente, que es el ajuste adecuado donde un coordinador prefiere mirar antes de que se marque a nadie.

Los dos ajustes se combinan, y el diálogo del ministerio indica en qué situación está:

Lo que ve	Qué significa
De lo contrario, los voluntarios que no hayan registrado su llegada se marcan automáticamente como ausentes 48 horas después del servicio.	El ajuste parroquial está activo y este ministerio no ha quedado fuera.
El marcado automático de ausencias está desactivado en los ajustes del Programador de Ministerios de la parroquia.	La preferencia de este ministerio queda guardada pero no tiene efecto hasta que la parroquia active la función.

Un coordinador siempre puede corregir después los registros automáticos, que van etiquetados para que nadie tenga que adivinar si lo decidió una persona o el sistema.

De dónde viene un registro

Cada registro lleva su origen, porque un informe que mezcla la observación con la deducción vale menos que uno que dice cuál es cuál.

Etiqueta	Significado
Confirmado por un coordinador	Una persona lo registró en esta pantalla.
Conciliado automáticamente	Lo cerró la norma de las 48 horas.
Quiosco / Quiosco familiar	Registrado en un quiosco de llegada.
Registro histórico de servicio	Procede del historial anterior al control de asistencia.

Corregir un error

Anular registro retira un registro sin borrar el historial que hay detrás; Restaurar registro lo devuelve. Anular solo está disponible para quien tiene Conciliar asistencia.

Úselo cuando el registro sea incorrecto, no cuando el resultado haya cambiado: a un voluntario marcado como ausente que después resultó haber intercambiado con otro hay que registrarlo como Sustituto, que es una corrección, no una anulación.

Cerrar un servicio

Finalizar conciliación cierra un servicio. Sacramentum comprueba antes que cada posición controlada tenga una resolución y que cada servicio adicional registrado esté confirmado, y se niega con Queda asistencia sin resolver si no es así.

Un sustituto sin una resolución explícita de la ausencia del voluntario original cuenta como sin resolver. Es intencionado: es el campo que más se omite en esta pantalla.

Solución de problemas

La pantalla dice que no se encontraron servicios

La asistencia solo muestra servicios con posiciones cubiertas en esa fecha. Si una fecha aparece vacía, compruebe que el horario que la cubre tiene puestos generados y que al menos un requisito tiene activado Controlar asistencia.

El crédito de servicio de un voluntario no se actualizó

Hay que actualizar el crédito de servicio. La asistencia se ha guardado. significa que el registro está a salvo pero la proyección de logros no se ha puesto al día. Pulse Reintentar el crédito de servicio. La asistencia en sí no corre riesgo.

El historial de elegibilidad está incompleto

El historial de elegibilidad está incompleto aparece cuando la evidencia registrada antes de un servicio no se capturó por completo. Los servicios futuros se pueden reintentar con Reintentar la captura de elegibilidad; los pasados recurren a una estimación etiquetada con las reglas actuales, y los informes lo dicen en lugar de presentar una estimación como una observación.

Siguientes pasos

• Informes de ministerios — los seis informes de asistencia y qué responde cada uno
• Requisitos del servicio — donde se activa Controlar asistencia

Artículos relacionados

• Crear un horario — de dónde salen las asignaciones sobre las que se registra la asistencia
• La bandeja de solicitudes — sustituciones e intercambios, que es como se cubre una ausencia antes del día
• Líderes y acceso — conceder Registrar asistencia sin Conciliar asistencia