La bandeja de solicitudes
Un horario publicado no es un horario terminado. La gente se enferma, las familias viajan, un feligrés pide unirse, un voluntario quiere cambiar un domingo. La bandeja de solicitudes es la única cola donde se reúne todo eso, para que un líder de ministerio tenga un solo lugar que revisar en vez de cinco.
Antes de comenzar
- Necesita acceso de Revisar solicitudes o de Aprobar intercambios, que los administradores parroquiales tienen automáticamente y los líderes de ministerio reciben por concesión. Vea Líderes y accesos.
- Un líder de ministerio solo ve las solicitudes dentro del ámbito que se le concedió.
Abrir la bandeja
Navegue a Panel de administración → Programador de Ministerios → Solicitudes. Los líderes de ministerio que no son administradores llegan a la misma bandeja desde la tarjeta de Programador de Ministerios de su panel.
La bandeja tiene cinco pestañas: Inscripciones, Solicitudes de ingreso, Cambios de perfil, Reemplazos e Intercambios. Cada elemento muestra cuánto tiempo lleva esperando, y los urgentes llevan insignias — Cierre en 6 horas, Vence en 2 días, Cierre pasado, Vencido.
Trabaje las pestañas según lo que cuesta que se enfríen: Reemplazos primero (hay un servicio en riesgo), luego Inscripciones (un voluntario espera un sí), luego Intercambios, y después Solicitudes de ingreso y Cambios de perfil.
Inscripciones
Cuando un requisito de servicio permite que los voluntarios se inscriban con aprobación, cada petición llega aquí.
Cada solicitud muestra el voluntario, la posición, el servicio y la fecha. Haga clic en Aprobar para asignarlo, o en Rechazar.
Aprobar una solicitud para una posición cierra las demás: Sacramentum le indica n otras solicitudes para esa posición se cerraron.
Una solicitud ya no se puede aprobar si el voluntario ha dejado de ser elegible, si la posición se llenó de otra manera, o si el servicio está ya demasiado cerca o ha comenzado. Sacramentum indica cuál:
| Mensaje | Qué ocurrió |
|---|---|
| Ese voluntario ya no puede tomar la posición | Algo cambió desde que lo pidió — una credencial vencida, una nueva indisponibilidad, un límite de servicio. |
| Esa solicitud ya fue decidida | Otro líder llegó primero. |
| Esa solicitud venció porque el servicio está demasiado cerca o ya comenzó | Pasó el cierre. Contacte al voluntario directamente si todavía lo quiere. |
| Esa posición ya fue ocupada | Alguien más la tomó. |
Si un tutor hizo la solicitud por un joven, la fila muestra Solicitado por (nombre).
Solicitudes de ingreso
Cuando alguien pide unirse a un ministerio — desde Servir → Mis ministerios en Sacramentum Go, o mediante un formulario público que su parroquia haya vinculado al programador — la solicitud llega aquí.
Una solicitud enviada desde un formulario público puede llegar sin estar conectada a un registro parroquial. En ese caso muestra Primero vincule a este solicitante con un registro de feligrés:
- Haga clic en Vincular persona.
- Busque en el directorio parroquial y encuentre el registro correspondiente.
- Haga clic en Usar esta persona.
- Revise la coincidencia y luego Apruebe o Rechace la solicitud.
Aprobar lo inscribe en el ministerio. Si ya era miembro, Sacramentum lo indica y no cambia nada.
Las solicitudes de ingreso siempre se vinculan a un registro canónico de Personas antes de inscribir a nadie. Esto es lo que evita que un formulario público de inscripción cree en silencio una segunda copia de un feligrés que su parroquia conoce desde hace treinta años. Si ningún registro coincide, cree primero la persona en Panel de administración → Personas.
Cambios de perfil
Los voluntarios pueden editar su propia disponibilidad, sus preferencias, sus datos de contacto y su membresía en ministerios. Cuáles de esos cambios se aplican de inmediato y cuáles esperan revisión se establece en Configuración → Programación de Ministerios — de forma predeterminada, la disponibilidad y las preferencias se aplican al momento, mientras que los datos de contacto y los cambios de membresía llegan aquí.
Revise cada cambio y Apruébelo o Recházelo.
Reemplazos
Cuando un voluntario no puede servir, hace clic en Necesito un reemplazo en su asignación. Lo que ocurre después depende del modo de reemplazo del ministerio.
El voluntario sigue asignado hasta que alguien acepte. Su fila en el tablero muestra Reemplazo solicitado — usted sirve hasta que alguien acepte, de modo que una posición nunca queda vacía en silencio.
El primero que acepte
Se invita a los voluntarios elegibles. El primero que acepta queda asignado, a los demás se les informa que la posición fue cubierta y la solicitud se cierra. Normalmente no hay nada que usted deba hacer.
Un líder elige
Los voluntarios invitados responden si están disponibles, y usted elige. En la pestaña Reemplazos, cada solicitud abierta muestra las estadísticas de invitación — n invitados · n sí · n no — y enumera a cada candidato como Disponible, Rechazó, Sin respuesta o Sirviendo.
- Haga clic en Seleccionar junto al voluntario que debe servir. Si lleva advertencias, confirme con Confirmar a pesar de las advertencias.
- Si todavía no se ha invitado a nadie, o quiere ampliar la búsqueda, haga clic en Invitar a todos los elegibles. Sacramentum informa cuántas invitaciones se enviaron, o le indica No hay voluntarios elegibles para invitar.
Si la hora del servicio cambia después de enviar las invitaciones, los candidatos afectados se marcan como Pendiente de reconfirmación y deben confirmar la nueva hora antes de poder ser seleccionados.
Cuando una solicitud de reemplazo queda sin respuesta
Si nadie acepta antes del cierre, la solicitud vence y Sacramentum informa al voluntario original y al líder: No se encontró reemplazo. El voluntario original sigue asignado; organice la cobertura manualmente. Ese es el momento de levantar el teléfono.
Muy cerca de un servicio — dos horas antes, de forma predeterminada — los voluntarios ya no pueden solicitar un reemplazo en línea. En su lugar se notifica a su líder.
Intercambios
Dos voluntarios pueden intercambiar asignaciones directamente. Uno ofrece un intercambio a un voluntario mutuamente compatible, el otro elige una de sus propias asignaciones elegibles para ofrecer a cambio, y el primero confirma.
Lo que ocurre entonces depende de Aprobación de intercambios en Configuración → Programación de Ministerios:
- Completar automáticamente — si ambos voluntarios siguen siendo elegibles, ambos horarios se actualizan y nadie tiene que aprobar nada.
- Requiere revisión de un líder — el intercambio acordado llega a esta pestaña.
Cada intercambio muestra ambas asignaciones, ambos voluntarios y cualquier Advertencia de elegibilidad. Haga clic en Aprobar o Rechazar.
Ambos voluntarios y ambas asignaciones se revalidan juntos en el momento en que usted aprueba. Si alguna de las dos partes ya no cualifica, no se realiza ningún cambio en el horario — verá Uno o ambos voluntarios ya no son elegibles para este intercambio. Un intercambio ya bloqueado muestra El intercambio está bloqueado actualmente; aprobarlo no cambia nada salvo que ambas partes vuelvan a ser elegibles.
Estados de intercambio que verá:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Esperando al otro voluntario | La oferta se envió; aún no ha elegido una asignación a cambio. |
| Esperando la confirmación del proponente | Se ofreció una asignación a cambio; el primer voluntario debe confirmar. |
| Pendiente de aprobación del líder | Ambos acordaron. Está en su cola. |
| Completado | Ambos horarios se actualizaron. |
| Rechazado / Cancelado / Vencido | El intercambio terminó sin cambios. |
| Ya no es válido | Las asignaciones subyacentes cambiaron. |
Los intercambios también se cierran cerca del servicio: Está demasiado cerca de este servicio para organizar un intercambio en línea.
Mantener honesta la bandeja
- Las insignias de urgencia son la lista de prioridades. Todo lo que muestre Cierre en n horas debería decidirse hoy.
- Una solicitud rechazada es mejor que una estancada. A un voluntario al que se le dice que no puede organizarse; a uno que lleva nueve días esperando, no.
- Vigile el informe de Carga de trabajo del líder. Muestra las inscripciones pendientes, las solicitudes de reemplazo abiertas y la antigüedad del elemento pendiente más viejo en los ministerios que dirige. Vea Informes de ministerios.
Solución de problemas
La bandeja está vacía pero un voluntario dice que envió algo
Revise su ámbito. Un líder de ministerio solo ve las solicitudes dentro de los ministerios y roles concedidos; un administrador parroquial lo ve todo. Compruebe también si el elemento ya fue decidido por otro líder.
No puedo aprobar una inscripción
Lea el mensaje. El voluntario dejó de ser elegible, la posición se llenó, la solicitud ya se decidió o pasó el cierre. Contacte al voluntario directamente si aún quiere que sirva.
Un intercambio no se aprueba
Uno o ambos voluntarios ya no son elegibles. Abra el intercambio para ver las advertencias de elegibilidad. No se cambió nada en ninguno de los dos horarios.
No se invitó a nadie a cubrir un reemplazo
No había voluntarios elegibles — todos no disponibles, ya sirviendo, en su tope o sin una credencial obligatoria. Se notifica al líder para que se organice a mano. El informe de Respuesta a reemplazos muestra con qué frecuencia ocurre esto.
Qué sigue
- Informes de ministerios — tiempos de respuesta, carga de trabajo y con qué frecuencia se cubren los reemplazos
- Reglas y límites de programación — cierres, aprobación de intercambios y política de ediciones de voluntarios
- Reemplazos e intercambios — el lado del voluntario en estos flujos
Artículos relacionados
- Armar un horario — solicitar un reemplazo desde el tablero
- Requisitos de servicio — activar la auto-inscripción en un rol
- Líderes y accesos — quién puede revisar solicitudes y aprobar intercambios
- Gestión de personas — vincular un solicitante a un registro parroquial