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A veces el mensaje no es el horario. Una capacitación antes del Adviento, un cambio en la puerta de la sacristía, un agradecimiento después de la Semana Santa: cosas que todos los voluntarios de un ministerio necesitan leer y que no caben en la asignación de nadie.
Los anuncios son correos sencillos para los voluntarios de su ámbito de comunicación. Lo que hace que valga la pena usarlos en lugar de una lista de correo parroquial es que los destinatarios se calculan a partir del padrón que ya mantiene, se le muestran antes de enviar y después quedan fijos.
Antes de comenzar
- Necesita acceso de Enviar comunicaciones. Los administradores parroquiales lo tienen; los coordinadores de ministerio lo reciben por permiso. Consulte Líderes y acceso.
- El correo parroquial debe estar activado. Si no lo está, el editor indica El correo parroquial está desactivado y el envío queda bloqueado hasta activarlo en los ajustes de la parroquia.
- Un coordinador de ministerio solo puede dirigirse a los voluntarios dentro de su ámbito.
Redactar uno
Vaya a Panel de administración → Programador de Ministerios → Anuncios y pulse Nuevo anuncio.
Un anuncio tiene tres partes: qué dice, a quién va y cuándo sale.
Qué dice
Escriba un Asunto y un Mensaje en inglés, en español o en ambos. Solo texto sin formato, sin adjuntos.
No tiene que escribir los dos. Cada voluntario recibe la versión que corresponde a su idioma cuando existe, y la versión completa cuando no. A quien reciba el otro idioma se le marca en la vista previa como Se usa el idioma disponible, de modo que puede ver a quién afectará antes de decidir si vale la pena escribir la segunda traducción.
Al menos un idioma debe estar completo — asunto y mensaje. Una versión en español a medias no se envía en lugar de una versión completa en inglés.
A quién va
Dos tipos de destinatarios:
| Destinatarios | Alcanza a |
|---|---|
| Miembros activos de ministerios o funciones | Todos los inscritos actualmente en los ministerios o funciones que elija. |
| Voluntarios asignados a un horario | Todos los que tienen una asignación en el horario que elija. |
El primero sirve para lo que trata del ministerio. El segundo, para lo que trata de un mes concreto: las personas afectadas por este horario, no todas las que han servido alguna vez.
Cuándo sale
Deje la fecha y la hora vacías para ponerlo en cola ahora, o indique una fecha y hora futuras en el huso horario de la parroquia.
Revise los destinatarios antes de enviar
Vista previa de destinatarios resuelve la lista y muestra exactamente quién está en ella, con la situación de entrega de cada persona:
| Marca | Significado |
|---|---|
| Enviado al tutor | El voluntario es menor de edad; el mensaje va a su tutor. |
| Se usa el idioma disponible | Su idioma no está redactado; recibe la versión completa. |
| Sin correo disponible para entrega | No hay nada registrado, así que no se le enviará nada. |
Este paso no es decorativo. Es el último momento en que un error sale barato: un ámbito más amplio de lo que pretendía, un ministerio que no quería incluir, una docena de monaguillos cuyos mensajes están a punto de llegar a sus padres.
Enviar, y qué significa que la lista quede «fija»
Enviar anuncio — o Programar anuncio para una hora futura — fija la lista de destinatarios en ese momento.
Fijarla es lo importante. Un padrón cambia: alguien se incorpora el martes, alguien queda suspendido el miércoles. Sin una lista fija, un mensaje programado el lunes para el viernes iría a un grupo que nadie llegó a revisar. Lo que aprobó en la vista previa es lo que se envía.
La entrega sigue verificando lo que debe estar al día en el momento del envío: permisos, membresía, envío a tutores, direcciones y las preferencias de correo de cada persona. Quien haya dejado el ministerio entre la aprobación y la entrega no lo recibe. La lista fija solo puede reducirse, nunca crecer.
Seguir la entrega
Cada anuncio lleva un estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Sin enviar. Solo usted lo ve. |
| Programado | Aprobado y esperando su hora de envío. |
| Preparando la entrega | Se está entregando ahora al proveedor de correo. |
| En cola | En manos del proveedor. |
| Cancelado | Se detuvo antes de que salieran los mensajes restantes. |
| Requiere atención | Falló la preparación de la entrega. |
Por destinatario, la cola muestra En cola, Enviando, Enviado al proveedor, En espera de reintento, Fallido, Cancelado o ya no aplicable o No enviado.
Enviado al proveedor es el límite honesto de lo que Sacramentum puede decirle: el mensaje llegó al servicio de correo. Si después llegó a una bandeja de entrada es asunto del proveedor y del servidor del destinatario.
Detener uno
Cancelar entregas pendientes detiene lo que aún no ha salido. Los mensajes ya en curso pueden completarse, y lo ya enviado sigue enviado y permanece en el historial: cancelar no es recuperar.
Solución de problemas
La preparación de la entrega requiere atención
Revise los ajustes de correo de la parroquia y compruebe que quien envía conserva el acceso Enviar comunicaciones — un permiso vencido entre la programación y el envío detiene la entrega. Después pulse Reintentar la preparación de la entrega.
La vista previa cambió entre aprobar y enviar
Sacramentum se niega a enviar contra una lista que se ha movido. Haga otra vista previa y vuelva a aprobar; la segunda muestra los destinatarios tal como están ahora.
Un voluntario dice que no lo recibió
Revise primero la lista de entrega para esa persona. Sin correo disponible para entrega significa que no hay nada registrado. Enviado al tutor significa que fue a un padre o madre. No enviado suele significar que ha optado por no recibir este tipo de correo.
Artículos relacionados
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- Informes de ministerios — el informe de entrega de mensajes, que cubre ambos
- Líderes y acceso — conceder Enviar comunicaciones dentro de un ámbito