Programación automática
La programación automática mira las posiciones abiertas de un horario, pondera a todos los elegibles para llenarlas y produce una propuesta. No se escribe nada en el horario hasta que usted revisa la propuesta y hace clic en Aplicar. Esto es deliberado: el programador es un asistente muy rápido y muy paciente que ha leído cada entrada de disponibilidad y cada preferencia, pero no es el párroco y no tiene la última palabra.
Antes de comenzar
- El horario debe estar en estado Borrador o Activo, y sus posiciones ya deben estar generadas. Vea Armar un horario.
- Cuanto más hayan ingresado sus voluntarios — disponibilidad, preferencias, frecuencia de servicio — mejor será la propuesta. Un padrón sin disponibilidad registrada produce un horario mecánicamente equitativo que ignora todas las restricciones de la vida real.
Ejecutar una propuesta
La programación automática aparece como Programación automática en cada horario, en Panel de administración → Programador de Ministerios → Horarios.
- Decida si activa Mover también posiciones que llenó una ejecución anterior. Déjelo desactivado la primera vez.
- Haga clic en Proponer un horario.
- Espere a que termine la ejecución. Pasa por Preparando, En cola, Iniciando, Ejecutando y luego Lista para revisar.
- Haga clic en Revisar en la ejecución terminada.
Una ejecución nunca toca el horario mientras trabaja, así que puede salir de la página y volver.
"Mover también posiciones que llenó una ejecución anterior"
Cuando esto está activado, la ejecución puede mover asignaciones creadas por una ejecución automática anterior, si con ello obtiene un horario global mejor.
Nunca toca nada más. Las asignaciones manuales, las auto-inscripciones, los compromisos permanentes y las colocaciones de equipos se quedan exactamente donde están. Actívelo cuando ya haya ejecutado la programación automática una vez y después haya añadido más voluntarios o disponibilidad, y quiera que se reconsidere el panorama completo.
Leer la propuesta
El encabezado de la propuesta dice Propuesta: (llenas) de (abiertas) posiciones, y debajo encontrará tres cosas que vale la pena leer antes de aplicar nada.
Las asignaciones propuestas
Una tabla con cada asignación que la ejecución quiere hacer — la Fecha, el Voluntario, la posición y una Puntuación. Despliegue una fila para ver También se consideraron: los otros candidatos que la ejecución ponderó para esa posición y por qué prefirió al elegido.
El cambio en la equidad
Equidad entre los grupos seleccionados informa la desviación total respecto de la carga esperada antes y después de la propuesta, y si mejoró en cierta cantidad o si no había ningún movimiento de mejora disponible. También indica cuántas de las reasignaciones evaluadas se aceptaron.
La equidad en Sacramentum no es "todos sirven el mismo número de veces". Es la desviación respecto de lo que razonablemente cabría esperar de cada voluntario, dadas las posiciones para las que realmente era elegible, su frecuencia de servicio declarada y su disponibilidad. Quien está disponible un fin de semana al mes no está mal servido por servir una vez al mes.
Las posiciones que no pudo llenar
Posiciones que la ejecución no pudo llenar enumera cada hueco, marcando los Obligatorios. Cada hueco se explica con un embudo que muestra cómo se reduce el grupo de candidatos capa por capa:
14 en el grupo → tras membresía: 11 → tras cualificaciones: 9 → tras disponibilidad: 2 → tras servicios superpuestos: 0
Las capas son membresía, cualificaciones, disponibilidad, servicios superpuestos, límites de servicio, reglas del hogar y modo de programación. Donde relajar una capa ayudaría, la ejecución lo dice: Relajar los límites de servicio liberaría 3 candidatos.
Este embudo es lo más útil de toda la función y es fácil pasarlo de largo. Cuando una posición obligatoria no se puede llenar, el embudo le dice exactamente qué regla mirar — y a menudo la respuesta no es "reclutar más voluntarios" sino "el tope de fin de semana está uno por debajo de lo que este padrón puede sostener".
Aplicar o descartar
- Aplicar escribe las asignaciones propuestas en el horario. Sacramentum informa cuántas se aplicaron y cuántas se omitieron porque el horario había cambiado — alguien llenó una posición a mano mientras se revisaba la ejecución.
- Descartar desecha la propuesta. El horario queda intacto.
- Reintentar la vuelve a ejecutar, que es lo que conviene después de cambiar una regla, añadir voluntarios o registrar disponibilidad.
Puede revisar una propuesta, descartarla, cambiar algo y ejecutar de nuevo tantas veces como quiera. No se acumula nada.
Revisar y aplicar son permisos distintos. A un líder de ministerio se le puede conceder Ejecutar auto-relleno sin Aplicar propuestas de auto-relleno, en cuyo caso ve la propuesta y el mensaje Puede revisar esta propuesta, pero aplicarla requiere el permiso de aplicación. Vea Líderes y accesos.
Estados de ejecución
| Estado | Significado |
|---|---|
| Preparando | Reuniendo las posiciones, el padrón y las reglas. |
| En cola / Iniciando / Ejecutando | Trabajando. Todavía no se escribe nada. |
| Lista para revisar | Terminada. Ábrala con Revisar. |
| Aplicando / Aplicada | Escribiéndose, o ya escrita. |
| Descartada | Usted la desechó. |
| Desactualizada | El horario cambió lo suficiente como para que la propuesta ya no encaje. Ejecute una nueva. |
| Fallida / Cancelada | Vea el mensaje de la ejecución. |
Cuando una ejecución se niega
Algunas negativas son accionables, y el mensaje dice qué hacer:
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Esta propuesta abarca demasiadas combinaciones de candidatos | Seleccione menos roles o un rango de fechas más corto y reintente. |
| Esta propuesta es demasiado grande para guardarse con seguridad | Lo mismo — acote el alcance y reintente. |
| El alcance seleccionado tiene demasiado historial para evaluarse con seguridad | Acote el alcance, o acorte la ventana de historial de equidad en Configuración → Programación de Ministerios. |
| La ventana de historial de equidad es más larga de lo que el programador admite | Acórtela en Configuración y reintente. |
| Este horario está cerrado o archivado | Reabra el horario antes de reintentar. |
| No se pudo preparar la propuesta | Reintente una vez. Si vuelve a fallar, contacte al soporte. |
Los límites de tamaño son reales, no arbitrarios: un año entero de todos los ministerios a la vez es un problema muy grande, y la respuesta honesta es programar una temporada a la vez.
Cómo trabajar bien con ella
- Haga primero las colocaciones fijas. Los compromisos permanentes y los equipos deben estar ya colocados antes de ejecutar una propuesta, para que la ejecución solo resuelva lo que realmente está abierto.
- Reúna disponibilidad antes de ejecutar. Una propuesta construida sobre una tabla de disponibilidad vacía se verá bien y estará equivocada.
- Lea la lista de no llenadas antes que la de llenadas. Las asignaciones que hizo suelen ser previsibles; los huecos son donde uno aprende algo.
- Aplique y luego revise el tablero. La programación automática es un punto de partida, no un veredicto. Ajuste lo que una persona habría hecho de otra manera y publique.
Solución de problemas
La propuesta no llenó casi nada
Mire el embudo en las posiciones sin llenar. La capa donde se derrumba el grupo es su respuesta — con más frecuencia disponibilidad (nadie la ha registrado, o hay demasiada gente ausente) o límites de servicio (un tope de toda la parroquia que un padrón pequeño no puede satisfacer).
Programó a alguien que no esperaba
Despliegue su fila y lea También se consideraron. La ejecución explica lo que ponderó. Si la elección realmente está mal, la corrección suele ser una regla de programación y no una anulación manual — establezca su modo de programación, registre una preferencia o añada una regla de emparejamiento.
Siempre programa a la misma persona
Revise si su preferencia de frecuencia de servicio lo pide, y consulte el informe de Equidad y distribución para ver si de verdad está sobreutilizada o simplemente es la única persona elegible. Vea Informes de ministerios.
Una ejecución dice "Desactualizada"
El horario cambió después de construir la propuesta. Descártela y ejecute una nueva.
Qué sigue
- Armar un horario — revise y ajuste el tablero después de aplicar
- Publicar y compartir horarios — haga llegar el horario terminado a sus voluntarios
- Informes de ministerios — revise la equidad y la cobertura de la temporada
Artículos relacionados
- Reglas y límites de programación — las capas que nombra el embudo
- Equipos y compromisos permanentes — las colocaciones que una ejecución no toca
- Líderes y accesos — conceder ejecutar y aplicar por separado