Informes de ministerios
La programación de ministerios genera preguntas que una hoja de cálculo no puede responder. ¿Estamos realmente cubiertos, o solo lo parece? ¿Hay una familia cargando con tres ministerios? ¿Las solicitudes de reemplazo se cubren o vencen en silencio? ¿A quién le caduca el certificado de Ambiente Seguro el mes que viene? Los informes responden todo eso, en el rango de fechas que usted elija, para los ministerios que dirige.
Antes de comenzar
- Necesita acceso de Ver informes. Los administradores parroquiales lo tienen; los líderes de ministerio lo reciben por concesión y ven solo su propio ámbito.
- Los informes leen horarios publicados y cerrados. Una temporada que aún no ha publicado no aparecerá.
Ejecutar un informe
Navegue a Panel de administración → Programador de Ministerios → Informes.
-
Elija el Informe en el menú desplegable.
-
Ajuste las fechas Desde y Hasta si necesita otro período.
Cada informe se abre en el período que corresponde a la pregunta que responde. Cobertura y Vencimiento de certificaciones miran hacia adelante — tratan de puestos por cubrir y certificados por vencer. Los demás informes miran hacia atrás, al último trimestre. Una vez que usted fija un período, se mantiene al cambiar de informe.
-
Acote por Ministerio, Función o Lugar si solo quiere una parte del panorama. Los informes de asistencia siempre ofrecen estos filtros; los demás los muestran una vez que ha acotado algo.
-
Lea los resultados en pantalla, o haga clic en Exportar CSV para llevarlos a una hoja de cálculo.
Hay quince informes, repartidos en tres grupos: lo que el horario planificó (cobertura, equidad planificada, conflictos, preferencias), lo que ocurrió realmente (los seis informes de asistencia y la equidad del servicio realizado) y cómo funciona la parroquia (respuesta a reemplazos, entrega de mensajes, carga de los responsables, vencimiento de credenciales).
El segundo grupo necesita que se haya registrado la asistencia. Si nadie ha abierto la pantalla de Asistencia, esos informes están vacíos — no averiados.
Cobertura
Responde ¿se están llenando realmente las posiciones?
Muestra la tasa general de Cobertura, el número de Posiciones, cuántas están Abiertas y — por separado — cuántas Abiertas (obligatorias). Un desglose semana a semana compara las llenas con las abiertas, para que vea dónde flaquea la cobertura.
Lo más útil es Posiciones obligatorias sin cubrir, las más próximas primero. Esa es su lista de llamadas, en el orden en que debería trabajarla.
Mire Abiertas (obligatorias) en vez de la tasa general de cobertura. Una tasa del 92 % a la que le faltan cuatro lectores obligatorios es una semana peor que una del 80 % donde cada hueco es un ujier opcional.
Equidad de la carga planificada
Responde ¿está la carga repartida con justicia?
Por cada voluntario muestra cuántas veces Sirvió, cuántas se Esperaba que sirviera, cuántas Oportunidades tuvo, la Desviación respecto de lo esperado y un estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Sobreutilizado | Sirve más de lo esperado. |
| En el objetivo | Aproximadamente correcto. |
| Subutilizado (programable) | Sirve menos de lo esperado, y había posiciones que podría haber tomado. |
| Bajo el objetivo (sin oportunidad) | Sirve menos de lo esperado, pero no hubo nada para lo que fuera elegible. |
La distinción entre esas dos últimas filas es el sentido completo del informe. La carga esperada se pondera frente a las posiciones para las que cada voluntario era realmente elegible, juzgadas con las membresías, la disponibilidad y las políticas de hoy — así que a quien está disponible un fin de semana al mes no se le reprocha servir una vez al mes.
Subutilizado (programable) es la lista sobre la que vale la pena actuar: son personas que podrían servir más y a las que no se les está pidiendo.
Este informe cuenta asignaciones. Alguien asignado doce veces que asistió dos sigue apareciendo aquí como sobreutilizado — para eso está Equidad del servicio realizado.
Equidad del servicio realizado
Responde a la misma pregunta que el informe anterior, pero sobre la asistencia y no sobre las asignaciones.
Vale la pena leerlos juntos. Donde coinciden, el horario describe a la parroquia. Donde discrepan, el horario es un plan que otro está sosteniendo en silencio: un voluntario asignado una y otra vez y ausente una y otra vez aparece como sobreutilizado en el informe planificado y como subutilizado aquí, y quien lo sustituye muestra lo contrario.
Este informe necesita asistencia. Sin ella no hay nada con que comparar el plan.
Conflictos
Responde ¿programamos a alguien por encima de una regla?
Muestra cuántas Asignaciones revisadas y cuántas quedaron Señaladas, y luego enumera cada asignación señalada con la fecha, el servicio, el voluntario y los conflictos que lleva. Ejecútelo tras publicar una temporada para ver qué anulaciones se acumularon.
Preferencias respetadas
Responde ¿estamos escuchando lo que nos dijeron los voluntarios?
Muestra la proporción de asignaciones En un servicio preferido y la proporción En un servicio que evitan, con un desglose entre Preferido, Aceptable, Evitado y Sin preferencia declarada.
Una proporción creciente de "evitado" es una alerta temprana: los voluntarios a quienes se programa repetidamente en servicios que pidieron no servir dejan de registrar preferencias, y después dejan de ofrecerse.
Respuesta a reemplazos
Responde ¿funciona de verdad el sistema de reemplazos?
Muestra el número de Solicitudes, la proporción Cubiertas, la proporción Vencidas, la Mediana hasta la primera respuesta y la Mediana hasta cubrir.
Una tasa alta de vencimiento significa que el padrón es demasiado corto, que el cierre es demasiado ajustado, o que las invitaciones no están llegando — revise a continuación el informe de entrega de mensajes.
Entrega de mensajes
Responde ¿están llegando nuestros avisos?
Recuentos de Enviados, Pendientes, Sustituidos, Fallidos, Sin dirección registrada, Suprimidos por preferencia y Pendientes de impresión.
Sin dirección registrada y Fallidos son los dos sobre los que hay que actuar. Ambos se corrigen en el directorio parroquial.
Carga de trabajo del líder
Responde ¿se está acumulando algo?
Muestra las Inscripciones pendientes, las Solicitudes de reemplazo abiertas, el elemento Pendiente más antiguo, si los horarios se Publicaron a tiempo y la Asistencia.
La cifra del pendiente más antiguo es la medida honesta de si se está trabajando la bandeja de solicitudes.
Dos filas pueden indicar No disponible en lugar de un número. Publicados a tiempo requiere que se haya fijado una meta de publicación para la parroquia, y Asistencia requiere que la asistencia se haya registrado. Ambas lo dicen explícitamente en vez de mostrar un cero engañoso.
Vencimiento de credenciales
Responde ¿a quién le caduca la certificación a continuación?
Enumera cada Voluntario, la Credencial, cuándo Vence, cuántos Días quedan, su estado de Verificación y cuántas Asignaciones afectadas ya tiene después de esa fecha.
Esa última columna es lo que hace urgente este informe y no simplemente ordenado: un certificado de Ambiente Seguro que vence el día 15 con seis asignaciones posteriores son seis posiciones a punto de volverse imposibles de cubrir.
Sacramentum también envía correo a los voluntarios antes del vencimiento, según los días de anticipación configurados en Configuración → Programación de Ministerios.
Horas de servicio
Responde ¿cuántas horas ha servido cada persona? Úselo para las horas de servicio de la Confirmación, los requisitos escolares, los informes de corresponsabilidad y para agradecer a los voluntarios.
Cada fila es un Voluntario en un Ministerio, con:
- Horas en servicios: Misas y eventos en los que se registró y confirmó su asistencia, contados según la duración del servicio. Quien tuvo dos posiciones en una misma Misa sirvió esa hora una sola vez.
- Horas de tareas: las horas anotadas al marcar una tarea como hecha.
- Anotadas por voluntarios y Anotadas por el personal: horas del registro de servicio.
- Horas totales.
Elija un Ministerio para acotar el informe. Con acceso a los informes de toda la parroquia, también puede elegir un Grupo de Educación Religiosa, como Confirmación 2026-2027, para ver solo a los niños inscritos en él.
Debajo de la tabla, los líderes que concilian la asistencia ven Horas anotadas: cada registro del rango, con su nota. Use el lápiz para corregir el día, las horas o la nota, o la papelera para quitar un registro. Ambos piden un motivo. Las horas de una tarea terminada se quitan reabriendo la tarea en el tablero del horario. Las horas en servicios vienen de la asistencia, así que se corrigen en Asistencia.
Para registrar horas que no fueron una tarea ni un servicio programado, como el montaje de una fiesta, una hoja de asistencia en papel o un candidato a la Confirmación sin cuenta, elija Agregar horas. Escoja el ministerio, busque a la persona y escriba el día, las horas en cuartos de hora (hasta 12) y una nota opcional. Los líderes de ministerio pueden agregar horas para quienes sirven o han servido en su ministerio. Quien tiene acceso a toda la parroquia puede agregar horas para cualquier persona de la parroquia. Las horas aparecen como Anotadas por el personal.
Los informes de asistencia
Seis informes leen lo que se registró en la pantalla de Asistencia. Todos están vacíos hasta que alguien registra asistencia, y todos dicen con claridad qué parte de lo que muestran se observó y qué parte se dedujo.
Cada uno lleva una línea de cobertura — «n de m expectativas controladas resueltas; k sin controlar» — y una línea de elegibilidad que indica si los recuentos de oportunidades usan evidencia registrada en su momento o una aproximación con las reglas de hoy. Lea esas dos líneas antes de fiarse de una cifra. Un informe basado en un solo domingo registrado no demuestra un patrón.
Asistencia esperada y real
Responde a quién estaba programado y qué ocurrió realmente.
Es el informe fila por fila sobre el que se construyen los otros cinco. Para cada voluntario y función muestra lo Esperado y después los resultados: Presente según lo asignado, Sustituyó a otro, Fue sustituido, Servicio adicional, Ausencias (separadas en Ausencias marcadas por un coordinador y Ausencias automáticas), Ausencias justificadas, Sin confirmar y Expectativas sin controlar.
La separación entre ausencias marcadas por un coordinador y automáticas importa cuando se está juzgando a alguien. Un coordinador la marcó deliberadamente; la norma de las 48 horas la marcó porque nadie dijo lo contrario.
Tasas de asistencia
Responde a con qué fiabilidad se presenta cada voluntario.
Un porcentaje por voluntario y función: servicios confirmados divididos entre servicios confirmados más ausencias, contados por posición. Los sustitutos y los servicios adicionales confirmados cuentan como servicio prestado.
Dos exclusiones deliberadas mantienen justa la cifra. Las ausencias justificadas no cuentan en contra de nadie — una ausencia que la parroquia aceptó no es falta de fiabilidad. Y no se muestra ningún porcentaje hasta que haya cinco oportunidades resueltas para ese voluntario y esa función, porque con tres datos cualquiera parece perfecto o pésimo.
Carga de servicio por hogar
Responde a si una familia carga más de lo que le toca.
Por hogar: Ocurrencias planificadas y Posiciones planificadas frente a Ocurrencias reales y Posiciones reales, además del Máximo por fin de semana del hogar y las Infracciones de fin de semana.
Las familias son la manera en que realmente se distribuye el voluntariado en la mayoría de las parroquias, y un hogar que sirve calladamente todos los fines de semana es a la vez el mayor activo de la parroquia y su agotamiento más probable. Este es el informe que los encuentra.
Voluntarios sin actividad
Responde a quién se ha ido alejando.
Voluntarios con oportunidades elegibles en el período y poco o ningún servicio registrado, mostrando Oportunidades elegibles, Ausencias registradas, Rechazos registrados y un Motivo de indisponibilidad cuando lo hay.
Es una lista pastoral, no disciplinaria. Alguien con muchas oportunidades, sin rechazos y sin servicio normalmente ha dejado de recibir invitaciones, se ha mudado o está enfermo — y el paso útil siguiente es una llamada.
Cumplimiento de la frecuencia preferida
Responde a si estamos convocando a las personas con la frecuencia que pidieron.
Los voluntarios indican con qué frecuencia les gustaría servir — véase Sus preferencias de servicio. Este informe compara ese Objetivo con lo que ocurrió realmente, mostrando la Desviación y si cada uno está Dentro de un servicio.
Que a alguien se le programe muy por debajo de lo que pidió es el fallo que conviene perseguir aquí. Quien pidió servir dos veces al mes y sirvió dos veces al trimestre es un voluntario que la parroquia está perdiendo sin darse cuenta.
Tendencias de asistencia y conciliación
Responde a si nuestro registro de asistencia se mantiene al día.
Es un informe sobre el proceso y no sobre las personas: cuánta asistencia se está resolviendo, cuánta se cierra automáticamente frente a cuánta cierra un coordinador y cuánta sigue pendiente.
Una proporción creciente de ausencias automáticas suele significar que los coordinadores han dejado de registrar, no que los voluntarios hayan dejado de venir — y al mismo tiempo todos los informes que dependen de ello pierden fiabilidad.
Un ritmo mensual
Un coordinador de ministerios que mira tres informes al mes se adelanta a casi todo:
- Cobertura del mes entrante — trabaje la lista de obligatorias sin cubrir.
- Vencimiento de credenciales de los próximos 60 días — persiga las renovaciones antes de que se rompan las asignaciones.
- Equidad de la carga planificada del último trimestre — invite a la lista de subutilizados (programables).
Añada Respuesta a reemplazos y Preferencias respetadas cada trimestre, cuando esté decidiendo si hay que cambiar una política y no si hay que cubrir un domingo.
Si su parroquia registra la asistencia, dos más merecen una mirada trimestral: Voluntarios sin actividad, que es una lista de llamadas que hacer, y Carga de servicio por hogar, que encuentra a la familia que carga demasiado antes de que se canse.
Solución de problemas
Un informe está vacío
Revise el rango de fechas y compruebe que cubra horarios que realmente se publicaron. Revise también su ámbito — un líder de ministerio solo ve los ministerios que se le concedieron.
Los números de equidad se ven mal
Lea la nota de base bajo la tabla. La carga esperada se calcula frente a las posiciones para las que cada voluntario era elegible, no frente al total de posiciones. Quien no está disponible la mayoría de los fines de semana tiene una carga esperada baja por diseño.
La exportación no se descarga
El botón Exportar CSV informa No se pudo crear la exportación si el rango es demasiado grande. Acote el rango de fechas y exporte de nuevo.
Qué sigue
- La bandeja de solicitudes — donde viven los pendientes del informe de carga de trabajo
- Ministerios, roles y miembros — registre y renueve credenciales
- Reglas y límites de programación — ajuste los topes que expone un informe de equidad
Artículos relacionados
- Armar un horario — llene los huecos que nombra el informe de cobertura
- Programación automática — su propia comparación de equidad por propuesta
- Publicar y compartir horarios — detalle de entrega por horario