Informes de ministerios
La programación de ministerios genera preguntas que una hoja de cálculo no puede responder. ¿Estamos realmente cubiertos, o solo lo parece? ¿Hay una familia cargando con tres ministerios? ¿Las solicitudes de reemplazo se cubren o vencen en silencio? ¿A quién le caduca el certificado de Ambiente Seguro el mes que viene? Los informes responden todo eso, en el rango de fechas que usted elija, para los ministerios que dirige.
Antes de comenzar
- Necesita acceso de Ver informes. Los administradores parroquiales lo tienen; los líderes de ministerio lo reciben por concesión y ven solo su propio ámbito.
- Los informes leen horarios publicados y cerrados. Una temporada que aún no ha publicado no aparecerá.
Ejecutar un informe
Navegue a Panel de administración → Programador de Ministerios → Informes.
- Elija el Informe en el menú desplegable.
- Establezca las fechas Desde y Hasta.
- Lea los resultados en pantalla, o haga clic en Exportar CSV para llevarlos a una hoja de cálculo.
Cobertura
Responde ¿se están llenando realmente las posiciones?
Muestra la tasa general de Cobertura, el número de Posiciones, cuántas están Llenas, cuántas Abiertas y — por separado — cuántas Abiertas (obligatorias). Un desglose semana a semana muestra dónde flaquea la cobertura.
Lo más útil es Posiciones obligatorias sin cubrir, las más próximas primero. Esa es su lista de llamadas, en el orden en que debería trabajarla.
Mire Abiertas (obligatorias) en vez de la tasa general de cobertura. Una tasa del 92 % a la que le faltan cuatro lectores obligatorios es una semana peor que una del 80 % donde cada hueco es un ujier opcional.
Equidad y distribución
Responde ¿está la carga repartida con justicia?
Por cada voluntario muestra cuántas veces Sirvió, cuántas se Esperaba que sirviera, cuántas Oportunidades tuvo, la Desviación respecto de lo esperado y un estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Sobreutilizado | Sirve más de lo esperado. |
| En el objetivo | Aproximadamente correcto. |
| Subutilizado (programable) | Sirve menos de lo esperado, y había posiciones que podría haber tomado. |
| Bajo el objetivo (sin oportunidad) | Sirve menos de lo esperado, pero no hubo nada para lo que fuera elegible. |
La distinción entre esas dos últimas filas es el sentido completo del informe. La carga esperada se pondera frente a las posiciones para las que cada voluntario era realmente elegible, juzgadas con las membresías, la disponibilidad y las políticas de hoy — así que a quien está disponible un fin de semana al mes no se le reprocha servir una vez al mes.
Subutilizado (programable) es la lista sobre la que vale la pena actuar: son personas que podrían servir más y a las que no se les está pidiendo.
Conflictos
Responde ¿programamos a alguien por encima de una regla?
Muestra cuántas Asignaciones revisadas y cuántas quedaron Señaladas, y luego enumera cada asignación señalada con la fecha, el servicio, el voluntario y los conflictos que lleva. Ejecútelo tras publicar una temporada para ver qué anulaciones se acumularon.
Preferencias respetadas
Responde ¿estamos escuchando lo que nos dijeron los voluntarios?
Muestra la proporción de asignaciones En un servicio preferido y la proporción En un servicio que evitan, con un desglose entre Preferido, Aceptable, Evitado y Sin preferencia declarada.
Una proporción creciente de "evitado" es una alerta temprana: los voluntarios a quienes se programa repetidamente en servicios que pidieron no servir dejan de registrar preferencias, y después dejan de ofrecerse.
Respuesta a reemplazos
Responde ¿funciona de verdad el sistema de reemplazos?
Muestra el número de Solicitudes, la proporción Cubiertas, la proporción Vencidas, la Mediana hasta la primera respuesta y la Mediana hasta cubrir.
Una tasa alta de vencimiento significa que el padrón es demasiado corto, que el cierre es demasiado ajustado, o que las invitaciones no están llegando — revise a continuación el informe de entrega de mensajes.
Entrega de mensajes
Responde ¿están llegando nuestros avisos?
Recuentos de Enviados, Pendientes, Sustituidos, Fallidos, Sin dirección registrada, Suprimidos por preferencia y Pendientes de impresión.
Sin dirección registrada y Fallidos son los dos sobre los que hay que actuar. Ambos se corrigen en el directorio parroquial.
Carga de trabajo del líder
Responde ¿se está acumulando algo?
Muestra las Inscripciones pendientes, las Solicitudes de reemplazo abiertas, el elemento Pendiente más antiguo, si los horarios se Publicaron a tiempo y la Asistencia.
La cifra del pendiente más antiguo es la medida honesta de si se está trabajando la bandeja de solicitudes.
Dos filas pueden indicar No disponible en lugar de un número. Publicados a tiempo requiere que se haya fijado una meta de publicación para la parroquia, y Asistencia requiere que la asistencia se haya registrado. Ambas lo dicen explícitamente en vez de mostrar un cero engañoso.
Vencimiento de credenciales
Responde ¿a quién le caduca la certificación a continuación?
Enumera cada Voluntario, la Credencial, cuándo Vence, cuántos Días quedan, su estado de Verificación y cuántas Asignaciones afectadas ya tiene después de esa fecha.
Esa última columna es lo que hace urgente este informe y no simplemente ordenado: un certificado de Ambiente Seguro que vence el día 15 con seis asignaciones posteriores son seis posiciones a punto de volverse imposibles de cubrir.
Sacramentum también envía correo a los voluntarios antes del vencimiento, según los días de anticipación configurados en Configuración → Programación de Ministerios.
Un ritmo mensual
Un coordinador de ministerios que mira tres informes al mes se adelanta a casi todo:
- Cobertura del mes entrante — trabaje la lista de obligatorias sin cubrir.
- Vencimiento de credenciales de los próximos 60 días — persiga las renovaciones antes de que se rompan las asignaciones.
- Equidad y distribución del último trimestre — invite a la lista de subutilizados (programables).
Añada Respuesta a reemplazos y Preferencias respetadas cada trimestre, cuando esté decidiendo si hay que cambiar una política y no si hay que cubrir un domingo.
Solución de problemas
Un informe está vacío
Revise el rango de fechas y compruebe que cubra horarios que realmente se publicaron. Revise también su ámbito — un líder de ministerio solo ve los ministerios que se le concedieron.
Los números de equidad se ven mal
Lea la nota de base bajo la tabla. La carga esperada se calcula frente a las posiciones para las que cada voluntario era elegible, no frente al total de posiciones. Quien no está disponible la mayoría de los fines de semana tiene una carga esperada baja por diseño.
La exportación no se descarga
El botón Exportar CSV informa No se pudo crear la exportación si el rango es demasiado grande. Acote el rango de fechas y exporte de nuevo.
Qué sigue
- La bandeja de solicitudes — donde viven los pendientes del informe de carga de trabajo
- Ministerios, roles y miembros — registre y renueve credenciales
- Reglas y límites de programación — ajuste los topes que expone un informe de equidad
Artículos relacionados
- Armar un horario — llene los huecos que nombra el informe de cobertura
- Programación automática — su propia comparación de equidad por propuesta
- Publicar y compartir horarios — detalle de entrega por horario